Studi legali e privacy

L' entrata in vigore del nuovo codice in materia di Privacy andrà ad incidere profondamente sull' esercizio della professione legale. Infatti il nuovo testo unico in materia di privacy detta una serie di norme estremamente severe destinate ad offrire margini di tutela della riservatezza più ampi rispetto al passato. Tante sono le disposizioni che dovranno essere rispettate da chi esercita la professione di avvocato. Tra quelle più importanti, che meritano di essere applicate, e, che in un certo senso sono idonee a rispettare un criterio minimo di sicurezza nel trattamento dei dati personali, vanno ricordate:

1. all'atto  del mandato, l'avvocato dovrà informare il cliente circa le finalità e le modalità del trattamento delle informazioni ricevute, i soggetti a cui  potranno essere comunicate ed ulteriormente trattate;

2.  il consenso che autorizza al trattamento dei dati personali dovrà essere acquisito per iscritto, e non potrà eccedere i limiti che ne hanno determinato la  raccolta;                   

3. alla scadenza del mandato difensivo all'avvocato è fatto obbligo di cancellazione dei dati raccolti. La stessa operazione di cancellazione deve essere effettuata correttamente per evitare  fughe di dati o cancellazioni parziali;               

4. inoltre, l'avvocato dovrà individuare all'interno dello studio un responsabile del trattamento dei dati, scelto nel rispetto di criteri di professionalità, competenza, efficacia ed affidabilità;                    

5. il nominativo  del responsabile del trattamento dei dati dovrà essere inserito nella informativa per il cliente; 

6. le apparecchiature informatiche  presenti nello studio dovranno essere messe sotto la custodia di un amministratore di sistema, che dovrà garantirne l'accesso interno o esterno (nel caso in cui i PC siano collegati in rete)  solo con  username e password,  per evitare accessi non autorizzati,inoltre tutte le apparecchiature informatiche, dovranno essere protette con strumenti software ed hardware anti-intrusione ed antivirus costantemente aggiornati;

7. oltre agli strumenti nominati, l'amministratore di sistema dovrà incaricarsi anche del back-up (copia di riserva dei dati) nel caso in cui questi vadano accidentalmente persi o cancellati;

8. per quanto riguarda invece i documenti cartacei, questi dovranno essere custoditi in appositi locali chiusi, protetti con chiave che  dovrà essere custodita sempre dal responsabile del trattamento dei dati;                            

9. all'avvocato è fatto obbligo di ricevere la clientela evitando di farla incontrare, e per garantire ciò gli appuntamenti dovranno essere fissati in orari prestabiliti, ed  in locali destinati a ricevere la clientela oppositamente attrezzati.

L' inosservanza di quelle che il legislatore ha chiamato misure minime di sicurezza,è punita con la reclusione e con l'ammenda.

Testo unico in materia di privacy:

Decreto legislativo 2003/196, Versione inglese

Guida operativa per redigere il DPS  -    www.garanteprivacy.it